Kỹ năng đàm phán hiệu quả để luôn giành phần thắng

Kỹ năng đàm phán là kỹ năng sử dụng ngôn ngữ trong quá trình hai người, hoặc một cá nhân và một tổ chức thảo luận về vấn đề lợi ích cùng quan tâm nào đó hoặc các vấn đề khác. Hai bên sẽ phải trao đổi ý kiến, tìm cách giải quyết và đạt được thống nhất.

Đây có thể coi là cuộc đấu trí giữa hai bên nhằm đạt được lợi ích từ đối phương. Nó đòi hỏi người đàm phán phải có kiến thức chắc chắn và kỹ năng đàm phán khéo léo, thông minh để đạt được một thỏa thuận tốt.

Và có thể thấy, kỹ năng đàm phán luôn rất cần thiết trong công việc, dù bạn làm nghề gì. Do đó, ở bài viết này, phandanganh.com sẽ bật mí cho các bạn bí quyết để đàm phán hiệu quả.

Kỹ năng đàm phán số 1: Tạo không khí hòa hợp

Không khí đàm phán chính là một kiểu thái độ của cả hai bên. Nó có thể ảnh hưởng tới tâm lý, cảm giác và quyết định của người đàm phán. 

Bầu không khí nhiệt tình, tích cực, hữu nghị sẽ dễ dàng khiến hai bên đi đến thống nhất. Còn không khí lạnh nhạt, căng thẳng sẽ khiến cuộc đàm phán rơi vào bế tắc, khó thương lượng. Do đó, khi đàm phán, bạn phải tạo ra được không khí tốt cho cuộc đàm phán. 

Hãy trò chuyện, hỏi thăm lẫn nhau trước khi chính thức bước vào cuộc đàm phán. Bạn cũng có thể nói vài chuyện bên lề có liên quan đến vấn đề chính để không khí trở nên thoải mái, hòa hợp hơn và rút ngắn khoảng cách giữa hai bên. Khi trò chuyện, cần lưu ý: “Không nói về đề tài gây thất vọng“.

Chú ý tới ngôn ngữ cơ thể. Ngôn ngữ cơ thể có thể tiết lộ cho bạn đối phương đang cảm thấy và suy nghĩ thế nào. Đối phương đang tự tin hay nghi ngờ, vui vẻ hay căng thẳng đều bộc lộ qua ngôn ngữ cơ thể.

Đồng thời, bạn hãy điều chỉnh lại cả các cử chỉ của bản thân để thể hiện sự tự tin và thiện chí trong quá trình đàm phán. Đặc biệt, bạn phải hiểu cả đặc điểm tính cách, thói quen, văn hóa của đối phương để có ngôn ngữ cơ thể phù hợp.

XEM THÊM: Kỹ năng thuyết phục: để người khác luôn nghe theo bạn

Kỹ năng đàm phán số 2: Đặt câu hỏi hiệu quả

Khi đàm phán, để thăm dò hay thuyết phục đối phương thì bạn cũng cần biết cách đặt câu hỏi thông minh và hiệu quả.

1. Chuẩn bị kỹ lưỡng từ trước, đưa ra câu hỏi thích hợp. Trước khi chính thức đàm phán, bạn nên viết ra trước những câu muốn hỏi. Đặc biệt là những câu khiến đối phương không thể nhanh chóng nghĩ ra câu trả lời.

2. Nắm chắc tốc độ ra câu hỏi. Tốc độ hỏi quá nhanh sẽ để lại ấn tượng về sự thiếu kiên nhẫn, mất bình tĩnh. Thậm chí còn gây ra sự phản cảm và tâm lí thù địch.

3. Không nên hỏi dồn dập, để đối phương có thời gian trả lời. Sau khi đưa ra một câu hỏi, hãy im lặng và chờ đợi câu trả lời. Sự im lặng sẽ vô hình gây áp lực cho đối phương. Bởi bạn không nói, đối phương sẽ bắt buộc phải trả lời để phá vỡ sự im lặng.

4. Thái độ thành thật, tránh những câu hỏi mang tính thù địch. Đối với những câu hỏi nhạy cảm, trước khi hỏi nên xin phép. Đồng thời, bạn phải tránh những câu hỏi có tính chỉ trích trực tiếp, mỉa mai đối thủ.

5. Không ép đối phương trả lời những câu họ chưa có câu trả lời hoặc không muốn trả lời. Với những câu hỏi khó, bạn có thể chia ra thành nhiều câu hỏi nhỏ để dẫn dắt đối phương. Hoặc thay đổi góc độ để khơi dậy sự hứng thú của đối phương với câu hỏi. >>XEM THÊM<<

Kỹ năng đàm phán số 3: Biết cách sử dụng ngôn ngữ

Trong kỹ năng đàm phán, nhất là trong công việc thì sử dụng ngôn ngữ phải tuyệt đối chính xác. Một từ ngữ hay một cử chỉ không đúng cũng có thể khiến bạn rơi vào tình thế bất lợi.

Vận dụng ngôn ngữ chính xác và khéo léo

Đàm phán là hoạt động quan trọng có liên quan đến lợi ích của cá nhân hoặc tập thể. Vì vậy, mỗi từ ngữ khi bạn trình bày quan điểm, yêu cầu của bạn phải thật chính xác. Qua đó giúp đối phương hiểu rõ lập trường của bạn, tránh được những hiểu lầm và khiến họ cũng không thể bắt bẻ sau này.

Mỗi cuộc đàm phán đều có nội dung và tính chất khác nhau. Đối tượng đàm phán mà bạn phải đối diện cũng không giống nhau. Do đó, việc sử dụng ngôn ngữ cũng phải phù hợp với từng hoàn cảnh.

Do giới tính, tuổi tác, trình độ văn hóa, nghề nghiệp, tính cách và sở thích của các đối tượng đàm phán là không giống nhau, nên khả năng tiếp nhận ngôn ngữ và thói quen đàm phán cũng khác nhau. Vì thế, khi đàm phán, nhất định phải chú ý đặc điểm con người.

Người thẳng tính thì thích nói thẳng, nói thật. Vì vậy, việc vòng vo rào trước đón sau không hiệu quả với họ. Người có tính cách hướng nội thì tương đối nhạy cảm, thích nghe lời nhẹ nhàng, uyển chuyển. 

Những từ ngữ nên tránh

1. Những từ ngữ có tính cực đoan. Ví dụ: “Nhất định là như thế“, “Tuyệt đối không phải vậy“,… Dù suy nghĩ của bạn là chính xác nhưng cũng không nên dùng những từ này.

2. Những từ ngữ gay gắt.

3. Ngôn ngữ có ý can thiệp sự riêng tư của đối phương. Ví dụ: “Sao các anh không đồng ý, có phải do cấp trên không gật đầu không ?“

4. Ngôn ngữ làm tổn thương lòng tự tôn của đối phương.

5. Từ ngữ thúc giục đối phương. Ví dụ: “Xin hãy trả lời ngay“, “Hãy nghĩ nhanh lên“.

6. Ngôn ngữ lấy mình làm trung tâm. Ví dụ: “Tôi mà là chị thì tôi sẽ…“. Trong tình huống cần thiết, hãy biến “tôi” thành “bạn/anh/chị“. Chỉ khác nhau một chữ nhưng hiệu quả lại rất to lớn.

7. Ngôn ngữ có tính đe dọa. Ví dụ: “anh làm vậy sẽ chắc chắn thất bại“, “Xin hãy suy nghĩ cẩn thận về hậu quả của chuyện này“.

XEM THÊM: Kỹ năng bắt tay hiệu quả và chuyên nghiệp

Chú ý cách thức nói chuyện

Trong quá trình đàm phán, một số vấn đề chi tiết như giọng nói, cách ngắt nghỉ, trọng âm, nhấn mạnh, tốc độ nói thường dễ bị mọi người coi nhẹ. Nhưng chính những yếu tố này lại ảnh hưởng không nhỏ tới tâm lý của người nghe.

Nếu muốn nhận mạnh vào một trọng điểm nào đó, việc ngắt nghỉ là rất hiệu quả. Điều này giúp cho đối phương có cơ hội suy nghĩ, đặt câu hỏi hay đưa ra bình luận. Hoặc nếu muốn thể hiện sự quyết tâm, tự tin thì phải biết cách tăng cường ngữ khí, lên cao giọng.

Ngoài ra, bạn phải thật kiên nhẫn. Đừng hi vọng đối phương sẽ chấp nhận ý kiến của bạn ngay. Bởi nếu quan điểm của hai bên giống nhau ngay từ đầu thì chẳng ai cần đến đàm phán. Do đó, hãy học cách kiềm chế cảm xúc và nhẫn nại trong đàm phán.

XEM THÊM: Cách để có giọng nói hay và thu hút

Kỹ năng đàm phán số 4: Nguyên tắc “đôi bên cùng có lợi“

Đa số mọi người khi đàm phán đều cho rằng, cuộc đàm phán thành công là giành được càng nhiều lợi ích. Nhưng thực tế, đây là một suy nghĩ rất phiến diện và không có lợi về lâu dài. Một cuộc đàm phán chỉ thành công khi cả hai bên đều giành được kết quả mình mong muốn.

Đàm phán không phải một cuộc đua, không yêu cầu phân thắng bại. Nó cũng không phải là cuộc chiến để tiêu diệt đối thủ. Mà đàm phán là hợp tác với mục tiêu là đôi bên có lợi.

Tư duy này thường được gọi là “tư duy win – win“. Mỗi bên tham gia đàm phán đều có lợi ích của riêng mình. Nhưng trọng điểm lợi ích của các bên có thể không hoàn toàn đối lập.

Ví dụ, khi mua bán hàng hóa, một bên muốn lợi nhuận, còn bên kia muốn chất lượng. Có thể thấy rằng, lợi ích của họ không hoàn toàn đối lập và có thể đi đến một thỏa thuận tốt cho cả hai. Do đó, việc nắm chắc mục đích của mỗi bên là điều rất quan trọng.

Đương nhiên, cân nhắc lợi ích của đối phương không có nghĩ là chấp nhận thua thiệt. Nhưng nếu bạn không nghĩ tới lợi ích của đối phương thì họ cũng sẽ không lắng nghe bạn. Cuộc đàm phán cuối cùng sẽ bế tắc và cả hai cùng không có lợi.

XEM THÊM: Làm sao để kiểm soát cảm xúc trong mọi tình huống ?

Tìm kiếm lợi ích chung và đưa ra nhiều phương án giải quyết

Về lý thuyết, lợi ích chung có lợi cho việc đạt được thỏa thuận giữa hai bên. Để tìm kiếm lợi ích chung, bạn phải chú ý:

1. Mỗi cuộc đàm phán đều đại diện cho lợi ích chung của các bên. Người đàm phán phải cố gắng tìm kiếm cơ hội hợp tác cùng có lợi.

2. Lợi ích chung là cơ hội chứ không tự nhiên mà có. Người đàm phán phải tạo ra, sử dụng và nắm bắt cơ hội để thể hiện rõ lợi ích chung đó.

3. Hãy cố gắng nhấn mạnh những điểm tích cực mà lợi ích chung mang lại. Tránh những tranh luận không cần thiết.

Để đưa ra các giải pháp “vẹn cả đôi đường” cho hai bên, bạn nên:

1. Nhìn nhận vấn đề theo quan điểm của người khác. Từ đó bạn mới có thể suy xét những giải pháp khả thi cho cả hai bên. Cách này cũng giúp bạn dễ dàng thuyết phục đối phương chấp nhận quan điểm của bạn. 

2. Đưa ra nhiều giả thiết thỏa thuận khác nhau. Trong quá trình đàm phán, khi không đạt được kết quả mong đợi thì cũng không nên dễ dàng từ bỏ.

XEM THÊM: Kỹ năng thuyết trình: Bí quyết tỏa sáng trước đám đông

Một số mẹo nhỏ trong kỹ năng đàm phán

1. Phát ngôn cứng rắn. Trong một số tình huống cần thiết, bạn có thể lên cao giọng một chút. Điều này sẽ khiến đối phương bất ngờ và phải hạ giọng, đồng thời thể hiện quyết tâm của bạn. Thậm chí, đôi lúc, bạn có thể “uy hiếp” để thăm dò phản ứng của đối phương. 

2. Để đường lui cho mình. Hãy nêu yêu cầu cao hơn một chút so với mục tiêu dự định để tạo con đường thỏa hiệp. 

3. Nói nhỏ đúng lúc. Trong đàm phán, cũng có những lúc cần sự nhượng bộ. Nhưng khi nhượng bộ nên tỏ ra hơi chậm chạp và miễn cưỡng. 

4. Không nên coi thường những điều nhỏ nhặt. Để đối thủ biết về mình càng ít càng tốt. Trong khi đó, bạn phải tìm hiểu thật kỹ về đối phương 

5. Vận dụng sự cạnh tranh. Hãy cho họ biết rằng bạn còn những sự lựa chọn khác tốt hơn nếu không đạt được thỏa thuận với họ. 

6. Tạm ngừng đúng lúc. Nếu cuộc đàm phán rơi vào bế tắc hay căng thẳng, hãy mạnh dạn tạm ngừng. Điều này sẽ giúp hai bên có thời gian suy nghĩ sâu hơn. Đồng thời bạn cũng có thể lấy lại thế chủ động sau khi đã chuẩn bị kỹ hơn. 

7. Để đường lui cho đối phương. Hãy nể mặt và chừa đường lui cho họ. Một cuộc đàm phán thành công là khi cả hai vui vẻ rời bàn đàm phán. 

Tham khảo ngay khóa học “25 chiêu thức phát triển kỹ năng giao tiếp chinh phục bất kỳ ai” – Khóa học kỹ năng giao tiếp hay nhất hiện nay của Unica

Mã giảm giá (lên tới 40%): HOCGIAOTIEP.VN